Mail geminimaliseerd

Ook je digitale werkomgeving kun je volgens het principe van geordend benaderen. Zaken die echt geminimaliseerd kunnen worden: de kerstboom aan digitale bestandsmappen en natuurlijk de mailbox.

De mailbox is een geduchte tijdvreter ėn concurrent van het geconcentreerd werken. Gebruik de mail waarvoor hij in mijn ogen bedoeld is, namelijk voor het uitwisselen van praktische informatie en het maken van afspraken. Stuur daarom zo min mogelijk bestanden via mail, maar maak gebruik van mogelijkheden als Dropbox en SharePoint om documenten met elkaar te delen. Zo raken ze niet zoek in die gewraakte mail en is versiebeheer veel beter toe te passen.

Probeer je mailbox bij voorkeur dagelijks, maar tenminste wekelijks helemaal bij te werken, zodat er geen mails meer in je inbox staan. Dit vind ik zelf een lastige omdat sommige mails niet direct te beantwoorden zijn. Als ik voor het beantwoorden van een mail nog iets moet doen, zet ik dat op mijn digitale to-do-lijst. De mail zelf kan dan in de regel weg.

Om op dit punt te komen moet er in veel mailboxen vaak eerst rigoureus gesnoeid worden. Vele duizenden mails staan er digitaal te verstoffen en slechts een enkeling blijkt nog wel eens handig te zijn. Programma’s als Outlook en Gmail hebben mailjunks van ons gemaakt en het afkicken is in veel gevallen een traag proces.

Om op termijn helemaal ‘clean’ te zijn, raad ik je deze stappen aan:

• Doorloop alle mappen die je in de loop van de tijd hebt aangemaakt. Is de mappenstructuur logisch, representeert die het werk waarmee je bezig bent, zijn er mappen die weg kunnen? Zitten er mails in de mappen die echt bewaard moeten blijven? Is de informatie die in de mails staat niet op een logischer plek buiten de mailbox onder te brengen? Snoei, snoei, snoei.

• Maak in je mail vervolgens archiefmappen per jaar aan. Verplaats alle mail die nog in je inbox staat per jaar naar de juiste archiefmap. Laat van het lopende jaar de mail van de huidige maand en voorgaande maand staan. Stop de overige mail alvast in de archiefmap van dit jaar. Zo, dat ruimt op. Agendeer dat je aan het einde van iedere even maand de mail van de oneven maand die nog in je inbox staat naar de archiefmap verhuist en aan het eind van iedere oneven maand de mail van de even maand.

• Bewaar de mail maximaal 3 jaar in je mailbox. Bij het eindigen van jaar 4 kan de oudste map ongezien volledig verwijderd worden.

• De map ‘verzonden items’ blijkt geregeld een heilige graal te zijn. Had ik hem deze informatie nu al gegeven? Welke dagen had ik ook alweer voorgesteld voor het plaatsvinden van die training? Om die vragen beantwoord te krijgen, is het soms prettig om de verzonden items te kunnen raadplegen. Houd ook hier de maximale termijn van drie jaar aan. Alle mail die deze drie jaar overstijgt verwijder je direct definitief.

• De map ‘verwijderde items’ is vaak een verkapte archiefmap. De mail hoefde eigenlijk niet meer bewaard te worden, maar soms is het wel handig als je hem nog eens op kunt vissen. Bewaar je ‘verwijderde items’ nog maximaal een jaar en verwijder de rest voorgoed.

• Mail is primair bedoeld voor het uitwisselen van praktische informatie. Na het verwerken van die informatie, bijvoorbeeld het inplannen van een afspraak kan de mail weg. Als er in de mail toch andere belangrijke informatie is opgenomen, zoals het akkoord van een klant op een offerte, sla de mail dan op in het daarvoor bestemde boekhoudprogramma bij het juiste project. De mailbox is niet de plek om deze informatie te bewaren, ook niet in een keurig aangemaakt mapje. Bedenk dus op het moment dat je een mapje aan je boomstructuur wilt toevoegen goed of je mailbox wel de juiste plek is om de informatie op te slaan.

Door het toepassen van deze ‘technieken’ zul je zien dat je langzamerhand steeds meer grip op je mailbox krijgt. Hoe je in mijn ogen het best met de dagelijks binnenkomende mail om kunt gaan, vertel ik in Mail de baas.

Advertenties