Clean office

In de praktijk blijkt het best moeilijk om je bureau blijvend opgeruimd te houden. Om echt volgens de principes van clean desk te werken, moet je ervoor zorgen dat je iedere dag begint en eindigt met een leeg en schoon bureau. Het moet zo zijn dat een collega direct op jouw werkplek aan de slag kan en zich niet eerst door jouw rommel moet banen.

Om je werk te kunnen doen, zul je gedurende dag soms wel wat papieren nodig hebben. Door slim te werken met bijvoorbeeld twee computerschermen kun je die hoeveelheid al wel behoorlijk terugdringen. Als je daarnaast ook nog een iPad gebruikt met daarop een programma als OneNote of Evernote kun je zeker zo’n 90% van de printjes achterwege laten. Als je toch nog wat papier moet gebruiken, gooi dan alle papieren die je niet meer nodig hebt direct weg. Alles wat je nog wel nodig hebt, schuif je aan het einde van de dag in een A4-bakje dat je in een dichte kast zet. Laat het bakje niet op je bureau staan. Door het daar te laten staan, wordt het onderdeel van je bureau en zal het hoe langer hoe meer papier aantrekken. Ook geeft een bakje met paperassen op je bureau een onrustige indruk en het is niet fijn om in een onrustige omgeving te werken. Zet het dus in de kast en pak het eruit als je de paperassen nodig hebt. Beperk jezelf tot 1 A4-bakje , zodat de stapel papieren niet ongemerkt kan oplopen. Zet iedere maand in je agenda dat je het bakje A4’tje voor A4’tje doorneemt, zodat de stapel beperkt blijft tot wat je echt nodig hebt.

Voor steeds meer beroepen is alle benodigde informatie op het internet of in online administratiesystemen (terug) te vinden. De noodzaak om allerlei documenten uitgeprint te bewaren in rijen met multomappen raakt naar de achtergrond. Kijk daarom ook eens kritisch naar de inhoud van je kasten. Hoe vaak raadpleeg je de documenten nog? Kun je ze op internet vinden? Moeten ze bewaard blijven vanwege een verplichte bewaartermijn? In het laatste geval kun je ze beter in archiefdozen stoppen en buiten je kantoor in een kast opslaan, waarbij je uiteraard wel agendeert wanneer de verplichte bewaartermijn verstreken is, zodat het archief niet blijft uitdijen.

Advertenties