Opruimen van paperassen

In de meeste kantoorbanen gaat er nogal wat papier om. Er wordt even een printje gemaakt van de vergaderstukken, een aanbieder stuurt je een catalogus en een collega vraagt je even de laatste versie van die belangrijke brief nog eens op papier door te nemen. Al deze paperassen hebben ook de neiging zich blijvend op en in je bureau te nestelen om zo als basis te dienen voor de stapels en stapels papieren die nog gaan volgen.

Het daadwerkelijk uitzoeken en op waarde schatten van deze papieren is een vermoeiende en tijdrovende klus. Vaak blijft er dan ook nog zo’n onbestemde stapel over met tamelijk belangrijke, maar slecht te categoriseren stukken. Om te voorkomen dat je jezelf al die keuzes aan moet doen, heb ik de onderstaande snelle methode bedacht.

Veeg alle paperassen die op je bureau liggen en in de lades verstopt zijn op een hoop en stop ze in een doos. Bij voorkeur zo’n A4-doos waar printpapier in heeft gezeten, dat is een mooi formaat. Zet de doos in een hoek van je kantoor. Schrijf erop: Paperassen bureau – Weggooien op datum X. Datum X is vandaag over 3 maanden. Schrijf dit ook in je agenda. Mocht er tussen je paperassen toch nog iets belangrijks verzeild zijn geraakt, dan kun je er de komende drie maanden altijd nog naar zoeken. Dit komt maar zelden voor en bespaart je dus een hoop tijd en energie. Als je een hardnekkige papierverzamelaar bent, veeg je over exact een maand weer heel je bureau schoon. Je stopt dan weer alles in een doos, die drie maanden later weg kan. Doe dit totdat je jezelf hebt aangeleerd om dagelijks je bureau op te ruimen en wel zo dat er geen papieren op blijven slingeren en er ook niets in de bureaulades belandt.

Het is een ongelooflijke verademing om de werkdag aan een leeg bureau te beginnen en zo ook weer te eindigen. Het stimuleert de concentratie, waardoor je meer gedaan krijgt in dezelfde tijd.

Advertenties